Crea tus categorías y partidas
Crea tus categorías y partidas en Orama: organiza cobros y pagos (nóminas, alquiler, clientes…) para que el cuadro de tesorería refleje tu negocio.
Las categorías y partidas son la estructura de tu cuadro de tesorería en Orama: las partidas son los conceptos recurrentes de cobro o pago que quieres controlar (nóminas, alquiler oficina, electricidad, gestoría, combustible…) y las categorías las agrupan. Las creas desde Tesorería, y con sus palabras clave Orama asigna automáticamente los movimientos de tu banco.
Es importante entender la diferencia entre una categoría y una partida.
La partida es el nivel más detallado de clasificación en Orama. Representa un concepto concreto de cobro o pago, como “Alquiler oficina”, “IVA” o “Nóminas”.
La categoría agrupa varias partidas relacionadas y muestra la suma de todas ellas. Por ejemplo, la categoría “Alquileres” puede incluir las partidas “Alquiler oficina”, “Alquiler nave” y “Alquiler local 1”. Del mismo modo, la categoría “Impuestos” puede estar formada por partidas como “IVA”, “IRPF” e “Impuesto sobre Sociedades”.
En resumen: las partidas aportan el detalle y las categorías permiten organizarlo y analizarlo de forma agrupada.
¿Qué partidas necesita mi empresa?
No necesitas crear decenas de partidas el primer día. Empieza por las más comunes y ve añadiendo según lo necesites. Aquí tienes las que la mayoría de empresas usan:
| Partida | Categoría | Tipo | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Nóminas | Costes de personal | Salida de caja | Sueldos mensuales del equipo |
| Alquiler oficina | Alquileres | Salida de caja | Renta mensual de la oficina |
| Proveedor 1 | Proveedores | Salida de caja | Proveedor recurrente |
| Cliente 1 | Ventas | Entrada de caja | Cliente recurrente |
| Mod 303 IVA | Impuestos | Salida de caja | IVA trimestral |
| Iberdrola | Suministros | Salida de caja | Luz |
| TGSS | Costes de personal | Salida de caja | Cuota de la Seguridad Social |
| Gestoría | Servicios profesionales | Salida de caja | Honorarios de gestor |
Empieza con 5-8 partidas básicas. Siempre puedes crear más después, cuando tengas más movimientos y quieras afinar el detalle. No intentes cubrir todo desde el principio. La estructura dependerá del modelo de negocio, por ejemplo las ventas de un restaurante se organizarán de manera diferente (TPV, Ingresos efectivo, Glovo...) a las de una Agencia de marketing con clientes recurrentes (Cliente 1, Cliente 2, Cliente 3...)
¿Cómo creo y organizo las categorías?
Orama trae una serie de categorías generales creadas por defecto. Para adaptarlas a tu negocio, ve a Tesorería y pulsa Categorías: verás dos columnas, Entradas de caja y Salidas de caja.
- Pulsa el botón + de la columna en la que quieres crear la categoría.
- Escribe el nombre y, si quieres, una descripción.
- Confirma con el botón ✓.
Desde la misma ventana puedes arrastrar las categorías para ordenarlas, editarlas o eliminarlas. También puedes crear una categoría mientras creas una partida, con el botón + que aparece junto al campo Categoría.
¿Cómo creo una partida paso a paso?
Puedes crear nuevas partidas desde diferentes puntos de la plataforma.
Por ejemplo, puedes crear una partida directamente a partir de un movimiento bancario o de una factura desde el apartado Listados. También puedes hacerlo desde Tareas, cuando llegue un movimiento que no se haya conciliado automáticamente y quieras asignarlo a una nueva partida.
Además, puedes crear una partida desde cero directamente desde el Cuadro de tesorería.
En este ejemplo, verás cómo crear una partida desde cero.
La ficha de la partida tiene cinco pasos: Datos de la partida, Conciliación de movimientos, Conciliación de facturas, Previsión y Reporte avanzado, y un interruptor Básico/Avanzado. Para empezar te bastan los pasos que ves aquí.
Abre el cuadro de tesorería
Ve a Tesorería en el menú principal y verás el cuadro de tesorería. Arriba a la derecha pulsa en Partidas › Crear partida.
1. Rellena los datos básicos
Ponle un nombre descriptivo a la partida. Por ejemplo: "Nóminas", "Alquiler oficina Barcelona", "Cobros cliente Acme S.L.". Selecciona el tipo (Entrada o Salida de caja) y la categoría donde quieres que se agrupe. Una serie de categorías generales vienen creadas por defecto, puedes editarlas, eliminarlas o crear nuevas desde el botón + que verás a la derecha.
Solo son obligatorios los campos marcados con *; el resto son opciones avanzadas que no necesitas para empezar.
2. Parametriza la conciliación de movimientos
Las palabras clave son palabras o fragmentos de texto que aparecen en el concepto de los movimientos bancarios. Orama las utiliza para identificar qué movimientos deben asignarse automáticamente a una partida.
Existen tres tipos de palabras clave:
- Palabras obligatorias: todas deben aparecer en el concepto del movimiento. Si falta alguna, Orama no lo tendrá en cuenta para esa partida.
- Palabras opcionales: basta con que aparezca cualquiera de ellas. Por ejemplo, en una partida llamada “Combustible” podrías incluir como palabras opcionales “Repsol”, “Moeve”, “BP” o “Galp”.
- Palabras rechazadas: si aparece cualquiera de ellas en el concepto, Orama descartará el movimiento para esa partida.
Siempre que configures estas reglas, es recomendable pulsar el botón Comprobar análisis. Así podrás revisar qué movimientos encuentra Orama y asegurarte de que la parametrización no incluya movimientos incorrectos ni deje fuera movimientos que sí deberían pertenecer a la partida.
Además de las palabras clave, puedes precisar la automatización mediante los campos situados en la parte derecha. Por ejemplo, puedes limitar los movimientos por importe o indicar en qué cuentas o productos bancarios pueden producirse.
Para que Orama aplique estas reglas y asigne los movimientos automáticamente, debes activar la casilla de conciliación automática. Esta opción se aplica a los movimientos que lleguen a partir de ahora. Para asignar también el histórico a la partida, después de pulsar Comprobar análisis marca la casilla de seleccionar todo del listado, o solo los movimientos que quieras.
Orama no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, una vocal con tilde se considera diferente de la misma vocal sin tilde.
Por ejemplo, si el banco muestra unas veces “Nómina” y otras “Nomina”, introducir únicamente una de las dos formas podría dejar movimientos sin identificar. Para evitarlo, puedes añadir ambas variantes como palabras opcionales "Nómina" "Nomina". De esta manera, Orama tendrá en cuenta el movimiento siempre que aparezca cualquiera de las dos.
Otra posibilidad es utilizar fragmentos de palabra que no incluyan la vocal acentuada. Por ejemplo, para identificar una transferencia recurrente a “Álvaro Fernández”, podrías introducir como palabras obligatorias fragmentos como “lvaro” y “Fern”. Así, la regla funcionará tanto si el banco escribe el nombre con tilde como si lo muestra sin ella.
Después de realizar cualquier cambio, recuerda utilizar Comprobar análisis para confirmar que la regla encuentra los movimientos correctos.
Define una previsión (opcional)
Indica cuánto esperas cobrar o pagar habitualmente y con qué frecuencia (mensual, semanal, trimestral...). Por ejemplo: 3.500 € al mes para nóminas. Orama generará automáticamente las previsiones futuras para que veas la proyección de tu caja.
Si no tienes el dato ahora, puedes saltarte este paso y añadirlo más adelante.
En el paso Previsión eliges la base de cálculo: Base libre (escribes tú el importe), Base interanual (Orama lo calcula con los últimos doce meses) o Base IA (describes con un prompt cómo quieres la previsión y Orama la crea a partir de tus movimientos históricos). También eliges la variación: Sin variación, Variación fija o Variación en %. Con Base libre, Orama te muestra como referencia la media del mes pasado, la media mensual histórica, la media por operación y la media de los 3 últimos meses. Tienes todas las opciones en Crear previsiones.
Nota: en el cuadro de tesorería solo se muestran aquellas partidas y categorías que tengan información (operaciones o previsiones) en el intervalo de tiempo marcado en el calendario del cuadro. Por ejemplo, si tienes la partida de un proveedor al que dejaste de comprar el año pasado y has marcado para ver solo el año actual, esa partida se esconderá. Así el cuadro no se vuelve extremadamente grande e incómodo con el paso del tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una categoría y una partida?
La partida es el nivel más detallado de clasificación y representa un concepto concreto de cobro o pago, como «Alquiler oficina» o «Nóminas». La categoría agrupa varias partidas relacionadas y muestra la suma de todas ellas, por ejemplo «Alquileres».
¿Cuántas partidas debo crear al principio?
Empieza con 5-8 partidas básicas. Siempre puedes crear más después, cuando tengas más movimientos y quieras afinar el detalle. La estructura dependerá de tu modelo de negocio.
¿Cómo funcionan las palabras clave de una partida?
Son fragmentos de texto del concepto de los movimientos bancarios. Hay palabras obligatorias (deben aparecer todas), opcionales (basta con una) y rechazadas (descartan el movimiento). Pulsa Comprobar análisis para revisar qué movimientos encuentra la regla.
¿Distingue Orama entre mayúsculas, minúsculas y tildes?
Orama no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero una vocal con tilde se considera diferente de la misma vocal sin tilde. Puedes añadir ambas variantes como palabras opcionales o usar fragmentos de palabra sin la vocal acentuada.
¿Por qué no veo una partida en el cuadro de tesorería?
El cuadro solo muestra las partidas y categorías que tienen operaciones o previsiones en el intervalo de tiempo marcado en su calendario. Si una partida no tiene datos en ese periodo, se esconde.
Siguiente lección
4. Haz tu primera conciliación
Asigna a su partida los movimientos que Orama no ha conciliado automáticamente.
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