Partidas y previsiones

Las partidas son el corazón de Orama: cada una representa un concepto recurrente de cobro o pago que quieres controlar (nóminas, alquiler de oficina, cobros de un cliente, cuota de autónomo, etc.). Las partidas se agrupan en categorías y forman las filas de tu cuadro de tesorería. En cada partida defines las reglas para asignarle movimientos y facturas y las previsiones que proyectan tu caja futura.

¿Qué diferencia hay entre una categoría y una partida?

• La partida es el nivel más detallado de clasificación: un concepto concreto de cobro o pago, como «Alquiler oficina», «IVA» o «Nóminas».
• La categoría agrupa varias partidas relacionadas y muestra la suma de todas ellas. Por ejemplo, la categoría «Impuestos» puede incluir las partidas «IVA», «IRPF» e «Impuesto sobre Sociedades».

Las partidas aportan el detalle y las categorías te permiten analizarlo de forma agrupada. Orama trae creadas por defecto las categorías más habituales, pero puedes crear tantas como necesites, editarlas, eliminarlas o cambiarlas de orden.

¿Qué contiene una partida?

La ficha de cada partida se organiza en cinco pasos: Datos de la partida, Conciliación de movimientos, Conciliación de facturas, Previsión y Reporte avanzado, y tiene un interruptor Básico/Avanzado.

Datos de la partida

• Nombre: ponle un nombre claro, por ejemplo «Nóminas», «Alquiler oficina Madrid» o «Cobros cliente 1».
• Tipo: entrada o salida de caja.
• Categoría: dónde se agrupa la partida en el cuadro. Con el botón + de la derecha puedes crear, editar y eliminar categorías.
• Nota: texto libre para dejar constancia de lo que necesites.

Conciliación de movimientos

Aquí defines las condiciones para que los movimientos del banco se asignen automáticamente a la partida: las palabras clave que aparecen en el concepto del movimiento (obligatorias, opcionales y rechazadas) y, si hace falta, un rango de importe o los productos bancarios en los que se producen. Por ejemplo, en una partida «Taxi» podrías poner como opcionales «taxi», «uber» y «cabify».

Orama no distingue mayúsculas de minúsculas, pero sí las vocales con tilde. Consulta la guía completa de reglas para movimientos para ver cómo se combinan las palabras, con ejemplos.

Conciliación de facturas

Configura cómo la partida recoge automáticamente las facturas que llegan desde tu ERP o desde una importación. A diferencia del paso anterior, Orama busca en los datos de la factura y no en el concepto bancario, y ambas configuraciones son independientes. Te lo explicamos en reglas para facturas.

Previsión

Las previsiones son las proyecciones de lo que va a pasar en el futuro en esa partida. Pueden nacer de dos sitios:

• Estimaciones: reglas de importe, frecuencia y fechas que creas en este paso, basadas en tu experiencia o en el histórico. Eliges la base (Base libre, Base interanual o Base IA) y la variación (Sin variación, Variación fija o Variación en %); con Base libre, Orama te muestra como referencia la media del mes pasado, la media mensual histórica, la media por operación y la media de los 3 últimos meses. Te dan horizonte a medio y largo plazo y son la única previsión en partidas sin facturas útiles (nóminas, impuestos, préstamos…).
• Facturas: previsiones de cobro o pago con un importe y un vencimiento reales. Cuando se cargan en Orama, afinan las estimaciones en el periodo de su vencimiento (10, 30, 60 días…).

Cómo crear y ajustar cada previsión, con todas sus opciones, está en Crear previsiones. Para ver cómo se combinan estimaciones, facturas e IA, consulta previsión automática.

Avanzado: previsiones con IA (Base IA). En el paso Previsión eliges Base IA, describes cómo quieres que se generen y la IA crea las previsiones de la partida a partir de su histórico. Es útil cuando el importe varía cada mes, por ejemplo en cobros de clientes que no son siempre iguales. Consume créditos de IA de tu plan.

¿Cómo creo una partida?

Puedes crear partidas desde varios sitios: desde Tareas, cuando entra un movimiento que no se ha conciliado automáticamente; desde los listados, o desde el propio cuadro de tesorería:

Si es tu primera partida, sigue el paso a paso completo, con ejemplos, en Crea tus categorías y partidas.

¿Cómo organizo y edito categorías y partidas?

• Categorías: pulsa el botón Categorías, arriba a la derecha del cuadro, para crearlas, editarlas, eliminarlas o arrastrarlas para cambiar su orden.
• Partidas desde el cuadro: con los accesos rápidos bajo el nombre de cada partida y el panel lateral que se abre al pulsar una celda puedes renombrar una partida, moverla a otra categoría o activar su conciliación automática. Lo tienes en Editar desde el cuadro.
• Todas las partidas juntas: en Tesorería › Partidas › Listado de partidas las ves en una tabla con sus reglas y decides el orden de conciliación. Más en el listado de partidas.

¿Qué es una partida bolsa?

Una partida bolsa es la que tiene activado el concepto bolsa, que determina si Orama debe avisarte cuando una previsión no se cumple exactamente.

• Con la bolsa desactivada, Orama compara lo previsto con lo que finalmente ocurre y, si no coincide, genera una notificación de previsión incumplida que tendrás que resolver en la sección de Tareas. Es lo correcto en partidas cuyo importe conoces con precisión: una nómina, la cuota de un préstamo, un alquiler.
• Con la bolsa activada, Orama da por bueno el importe que finalmente se asigne a esa previsión y no te avisa de la desviación.

Cuándo activarla. Hay partidas cuyo importe es imposible de estimar al céntimo por su propia naturaleza: gastos de representación, combustible, electricidad, material de oficina. Sabes aproximadamente cuánto vas a gastar y cuándo, pero la cifra exacta varía cada mes y esa variación es lo normal. Marcarlas como bolsa evita avisos constantes sobre algo que no requiere ninguna acción por tu parte.

Por qué importa. Las notificaciones de previsión incumplida solo son útiles si señalan cosas que de verdad merecen tu atención. Si tienes veinte partidas generando avisos cada mes por desviaciones normales, acabarás ignorando la cola entera y se te pasarán los incumplimientos relevantes. El concepto bolsa es, en el fondo, una herramienta para mantener limpia la sección de Tareas.

Puedes activarlo desde el acceso rápido bajo el nombre de la partida, en el cuadro, o en el paso Datos de la partida de su ficha.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una partida y una previsión?

La partida es el concepto recurrente de cobro o pago que quieres controlar (nóminas, alquiler, cobros de un cliente…). Las previsiones son las proyecciones de lo que va a suceder en el futuro en esa partida.

¿Qué tipos de previsiones hay?

Dos: las estimaciones, que proyectas a largo plazo o en partidas sin facturas (nóminas, impuestos, etc.), y las facturas, que traen importe y vencimiento reales. Cuando las facturas se cargan en Orama, afinan las estimaciones en el periodo de su vencimiento.

¿Cómo asigna Orama los movimientos del banco a una partida?

Con las palabras clave que configuras en el paso de conciliación de movimientos: los textos que aparecen en el concepto del movimiento bancario. Además, puedes acotar por importe y por producto bancario. Orama no distingue mayúsculas de minúsculas, pero sí las vocales con tilde, así que conviene añadir ambas variantes en las opcionales.

¿Cuándo marco una partida como bolsa?

Cuando su importe no se puede prever al céntimo, como el combustible o la electricidad. Así Orama no te avisa de previsiones incumplidas por desviaciones normales.

¿Puede la IA crear las previsiones de una partida?

Sí, con la Base IA del paso Previsión: analiza el histórico de la partida y crea sus previsiones a partir de las instrucciones que le des. Consume créditos de IA de tu plan.

Relacionados