Tu primera conciliación
Cómo asignar cada movimiento bancario a su partida: la conciliación automática por palabras clave y la manual, paso a paso.
Con las partidas creadas, el siguiente paso es asignar los movimientos bancarios que ya se han descargado a sus partidas correspondientes. A este proceso lo llamamos conciliar: emparejar un movimiento real del banco con la partida a la que pertenece.
Para conciliar movimientos necesitas los permisos "ver tareas" y "editar tesorería". Si eres un trabajador invitado y no ves la sección de conciliaciones, pide a tu administrador que te asigne estos permisos.
Dos formas de conciliar
Conciliación automática
Si al crear tus partidas configuraste palabras clave, Orama ya habrá asignado automáticamente algunos movimientos. Cada vez que un movimiento del banco tiene un concepto que coincide con las palabras clave de una partida, Orama lo vincula sin que hagas nada.
Por ejemplo, si tu partida "Nominas" tiene la palabra clave "NOMINA" y llega un movimiento con el concepto "NOMINA MENSUAL EMPLEADOS", Orama lo asigna automáticamente.
Conciliación manual
Para los movimientos que Orama no reconoce (porque no coinciden con ninguna palabra clave), los encontraras en Tareas > Conciliación de movimientos. Ahí puedes revisarlos y asignarlos tú mismo a la partida correcta o crear una nueva.
Esta tarea es muy importante las primeras semanas, para asegurarnos que hayamos parametrizado bien las partidas, si un movimiento no se ha conciliado en su partida, tendremos que revisar las palabras clave de la partida para determinar el motivo y corregirlo.
Ve a Tareas > Conciliación de movimientos
En el menú principal, haz clic en Tareas y luego en Conciliación de movimientos. Verás un indicador con el numero de movimientos pendientes de asignar.
Revisa los movimientos pendientes
Para cada movimiento veras la fecha, el importe, el concepto del banco y la cuenta. Esto te ayuda a identificar a que partida pertenece. Por ejemplo, un cargo de 850 EUR con concepto "FACTURA PROV. MATERIALES Hermanos Sanz" probablemente va a tu partida "Hermanos Sanz" de la categoría Proveedores.
Asigna el movimiento a una partida
Selecciona el movimiento que quieras conciliar. Al hacerlo, Orama te mostrará tres opciones:
Asignar a otra partida
Utiliza esta opción cuando el movimiento pertenece a una partida que ya existe, pero su concepto bancario es poco habitual o difícil de identificar automáticamente mediante palabras clave.
Por ejemplo, una partida llamada “Restaurantes” puede agrupar pagos realizados en muchos establecimientos diferentes. Aunque podamos utilizar palabras genéricas como “restaurante”, “bar” o “cafetería”, un cargo con el concepto “El Paraguas” podría no conciliarse automáticamente. En ese caso, podemos asignarlo manualmente a la partida existente.
Crear partida desde la operación
Esta opción se utiliza cuando recibimos un movimiento nuevo que consideramos que será recurrente en el futuro.
Por ejemplo, el primer cobro de un nuevo cliente o el primer pago a un nuevo proveedor. Orama utilizará la información del movimiento como punto de partida para crear y configurar la nueva partida.
Movimiento no recurrente
Selecciona esta opción cuando el movimiento no es recurrente y tampoco tiene sentido asignarlo a una partida concreta.
Orama enviará automáticamente la operación a una partida genérica denominada “Movimientos no recurrentes”, que funciona como un cajón de sastre para aquellos cobros o pagos puntuales que no requieren una clasificación más detallada.
Repite con los más importantes
No hace falta que concilies todos los movimientos de una sola vez. Empieza por los de mayor importe o por aquellos que reconozcas fácilmente.
El apartado Tareas está pensado principalmente para gestionar la conciliación en el día a día. Sin embargo, durante el proceso inicial de configuración de Orama es habitual tener muchos movimientos históricos pendientes de asignar. En ese caso, resulta más práctico trabajar desde Listados > Movimientos bancarios.
Desde el desplegable de filtros, selecciona la opción Operaciones sin partida para ver únicamente los movimientos que todavía no han sido asignados. También puedes combinar diferentes filtros para identificar más fácilmente las partidas que necesitas crear.
Otra opción muy útil es ordenar los movimientos pulsando sobre las cabeceras de la tabla. Por ejemplo, al pulsar sobre Concepto, los movimientos se ordenarán alfabéticamente. Esto te permitirá detectar rápidamente conceptos que se repiten, identificar movimientos recurrentes y seleccionar varios de ellos para crear una nueva partida.
Qué pasa al conciliar
Cuando asignas un movimiento a una partida:
- El movimiento aparece como histórico en la celda correspondiente del cuadro de tesorería
- Si había una previsión para ese periodo, Orama la ajusta automáticamente
- El saldo acumulado del cuadro se recalcula en tiempo real
- El contador de pendientes en la bandeja de tareas baja
Forzar conciliación automática
Si tienes muchos movimientos pendientes y quieres que Orama intente asignar todos los que pueda de una vez, usa el botón Forzar conciliación. Orama revisará todos los movimientos pendientes y asignará automáticamente los que coincidan con las palabras clave de tus partidas.
Permisos necesarios
| Acción | Permiso requerido | Quién lo tiene |
|---|---|---|
| Ver movimientos pendientes | Ver tareas | Administrador y trabajadores con este permiso |
| Asignar movimientos a partidas | Editar tesorería | Administrador y trabajadores con este permiso |
| Crear partidas desde conciliación | Editar tesorería | Administrador y trabajadores con este permiso |
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