Haz tu primera conciliación
Haz tu primera conciliación en Orama paso a paso: asigna cada movimiento a su partida con la conciliación automática por palabras clave o la manual.
Conciliar en Orama es asignar los movimientos bancarios que ya se han descargado a sus partidas correspondientes, es decir, emparejar cada movimiento real del banco con la partida a la que pertenece. Orama lo hace automáticamente con las palabras clave de cada partida, y los movimientos que no reconoce los revisas en Tareas › Conciliación de movimientos. Este tutorial te guía en tu primera conciliación; si buscas la definición general, consulta qué es la conciliación bancaria.
Para conciliar movimientos necesitas los permisos «Ver tareas» y «Editar tesorería». Si eres un trabajador invitado y no ves la sección de conciliaciones, pide a tu administrador que te asigne estos permisos.
¿Qué formas hay de conciliar en Orama?
Conciliación automática
Si al crear tus partidas configuraste palabras clave, Orama ya habrá asignado automáticamente algunos movimientos. Cada vez que un movimiento del banco tiene un concepto que coincide con las palabras clave de una partida, Orama lo vincula sin que hagas nada: es la conciliación automática.
Por ejemplo, si tu partida "Nóminas" tiene la palabra clave "NOMINA" y llega un movimiento con el concepto "NOMINA MENSUAL EMPLEADOS", Orama lo asigna automáticamente.
Conciliación manual
Para los movimientos que Orama no reconoce (porque no coinciden con ninguna palabra clave), los encontrarás en Tareas › Conciliación de movimientos. Ahí puedes revisarlos y asignarlos tú mismo a la partida correcta o crear una nueva.
Esta tarea es muy importante las primeras semanas para asegurarte de que has parametrizado bien las partidas. Si un movimiento no se ha conciliado en su partida, revisa las palabras clave de la partida para ver el motivo y corregirlo.
Ve a Tareas › Conciliación de movimientos
En el menú principal, haz clic en Tareas y luego en Conciliación de movimientos. Verás un indicador con el número de movimientos pendientes de asignar.
Revisa los movimientos pendientes
Para cada movimiento verás la fecha, el importe, el concepto del banco y la cuenta. Esto te ayuda a identificar a qué partida pertenece. Por ejemplo, un cargo de 850 € con concepto "FACTURA PROV. MATERIALES Hermanos Sanz" probablemente va a tu partida "Hermanos Sanz" de la categoría Proveedores.
Asigna el movimiento a una partida
Selecciona el movimiento que quieras conciliar. Al hacerlo, Orama te mostrará tres opciones:
Asignar a otra partida
Utiliza esta opción cuando el movimiento pertenece a una partida que ya existe, pero su concepto bancario es poco habitual o difícil de identificar automáticamente mediante palabras clave.
Por ejemplo, una partida llamada “Restaurantes” puede agrupar pagos realizados en muchos establecimientos diferentes. Aunque puedas utilizar palabras genéricas como “restaurante”, “bar” o “cafetería”, un cargo con el concepto “El Paraguas” podría no conciliarse automáticamente. En ese caso, puedes asignarlo manualmente a la partida existente.
Crear partida desde la operación
Esta opción se utiliza cuando recibes un movimiento nuevo que crees que será recurrente en el futuro.
Por ejemplo, el primer cobro de un nuevo cliente o el primer pago a un nuevo proveedor. Orama utilizará la información del movimiento como punto de partida para crear y configurar la nueva partida.
Movimiento no recurrente
Selecciona esta opción cuando el movimiento no es recurrente y tampoco tiene sentido asignarlo a una partida concreta.
Orama enviará automáticamente la operación a una partida genérica denominada “Movimientos no recurrentes”, que funciona como un cajón de sastre para aquellos cobros o pagos puntuales que no requieren una clasificación más detallada.
Repite con los más importantes
No hace falta que concilies todos los movimientos de una sola vez. Empieza por los de mayor importe o por aquellos que reconozcas fácilmente.
El apartado Tareas está pensado principalmente para gestionar la conciliación en el día a día. Sin embargo, durante el proceso inicial de configuración de Orama es habitual tener muchos movimientos históricos pendientes de asignar. En ese caso, resulta más práctico trabajar desde Listados › Movimientos bancarios.
Desde el desplegable de filtros, selecciona la opción Operaciones sin partida para ver únicamente los movimientos que todavía no han sido asignados. También puedes combinar diferentes filtros para identificar más fácilmente las partidas que necesitas crear.
Otra opción muy útil es ordenar los movimientos pulsando sobre las cabeceras de la tabla. Por ejemplo, al pulsar sobre Concepto, los movimientos se ordenarán alfabéticamente. Esto te permitirá detectar rápidamente conceptos que se repiten, identificar movimientos recurrentes y seleccionar varios de ellos para crear una nueva partida.
¿Qué pasa al conciliar un movimiento?
Cuando asignas un movimiento a una partida:
- El movimiento aparece como histórico en la celda correspondiente del cuadro de tesorería
- Si había una previsión para ese periodo, Orama la ajusta automáticamente
- El saldo acumulado del cuadro se recalcula en tiempo real
- El contador de pendientes en la bandeja de tareas baja
¿Cómo fuerzo la conciliación automática?
Si tienes muchos movimientos pendientes y quieres que Orama intente asignar todos los que pueda de una vez, usa el botón Forzar conciliación. Orama revisará todos los movimientos pendientes y asignará automáticamente los que coincidan con las palabras clave de tus partidas.
Permisos necesarios
| Acción | Permiso requerido | Quién lo tiene |
|---|---|---|
| Ver movimientos pendientes | Ver tareas | Administrador y trabajadores con este permiso |
| Asignar movimientos a partidas | Editar tesorería | Administrador y trabajadores con este permiso |
| Crear partidas desde conciliación | Editar tesorería | Administrador y trabajadores con este permiso |
Preguntas frecuentes
¿Y si no sé a qué partida va un movimiento?
No pasa nada. Puedes crear una partida nueva directamente desde la pantalla de conciliación, dejarlo para después (seguirá en la bandeja de pendientes hasta que lo asignes, sin afectar al funcionamiento de Orama) o seleccionarlo como movimiento no recurrente si no tiene sentido crear una partida para él.
Con el tiempo, a medida que tengas más partidas y más palabras clave configuradas, habrá cada vez menos movimientos pendientes.
¿Puedo mover un movimiento a otra partida si me he equivocado?
Sí. Puedes reasignar un movimiento a otra partida en cualquier momento: ve al listado de movimientos, busca el movimiento en cuestión y cambia la partida asignada. Orama recalculará el cuadro automáticamente.
¿Qué permisos necesito para conciliar?
Necesitas los permisos Ver tareas y Editar tesorería. Si eres un trabajador invitado y no ves la sección de conciliaciones, pide a tu administrador que te asigne estos permisos.
¿Cómo concilio muchos movimientos históricos al empezar?
Resulta más práctico trabajar desde Listados › Movimientos bancarios. Usa el filtro Operaciones sin partida para ver solo los movimientos sin asignar y ordena por Concepto para detectar los que se repiten y crear partidas para ellos.
¿Qué es un movimiento no recurrente?
Es un cobro o pago puntual que no tiene sentido asignar a una partida concreta. Orama lo envía automáticamente a una partida genérica llamada «Movimientos no recurrentes».
Siguiente lección
5. Invita a tu equipo
Añade a tus compañeros o a tu asesoría y decide qué puede ver y hacer cada uno.
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