Reglas de palabras clave

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Cuando un movimiento entra desde el banco, Orama lee su concepto y busca a qué partida pertenece. Las reglas de palabras clave son las instrucciones que le das para que acierte solo: en lugar de arrastrar cada movimiento a mano, defines una vez qué texto tiene que aparecer (o no aparecer) y la conciliación se hace sola.

Cada partida tiene sus propias reglas. Se configuran desde la ficha de la partida, en la pestaña de conciliación automática.

Permisos. Necesitas permiso de edición sobre tesorería para modificar las reglas de una partida. Si solo tienes permiso de visualización, verás las reglas pero no podrás cambiarlas: pídeselo al administrador de tu empresa.

Los tres tipos de palabras

Piénsalo como un embudo de tres filtros que el movimiento tiene que atravesar en orden:

1. ¿Contiene alguna palabra rechazada? Si la respuesta es sí, el movimiento se descarta aquí mismo. Las rechazadas tienen derecho de veto sobre todo lo demás.
2. ¿Contiene todas las palabras obligatorias? Si falta alguna, el movimiento no es de esta partida. Cuantas más obligatorias pongas, más estricta es la regla.
3. ¿Contiene al menos una palabra opcional? Si has definido opcionales, tiene que cumplirse al menos una. Si no has definido ninguna, este filtro no se aplica.

Solo los movimientos que superan los tres filtros se concilian automáticamente con la partida.

El rango de importe

Además de las palabras, puedes acotar un importe mínimo y máximo. Es el cuarto filtro y funciona como una condición más: un movimiento con el texto correcto pero con un importe fuera del rango no se concilia.

Es especialmente útil cuando el mismo proveedor te cobra cosas distintas (una cuota fija pequeña y facturas variables grandes) y quieres separarlas en dos partidas.

Ejemplo práctico

Imagina la partida Suministro eléctrico de la empresa ficticia Cerámicas Aurora, S.L., que recibe recibos de dos comercializadoras:

• Obligatorias: RECIBO
• Opcionales: IBERSOL ENERGIA, LUZVERDE
• Rechazadas: DEVOLUCION, ABONO
• Rango de importe: entre 50 € y 900 €

Esto es lo que pasaría con distintos movimientos que llegan del banco:

Consejo. Empieza por lo simple: una obligatoria con el texto que siempre aparece, y añade opcionales o rechazadas solo cuando veas que la regla se cuela donde no debe.

Cómo configurarlas

1. Abre la partida. Entra en el cuadro de tesorería y abre la ficha de la partida que quieres automatizar.
2. Ve a la conciliación automática. Localiza la sección de reglas de palabras clave dentro de la ficha.
3. Escribe las palabras obligatorias. Copia el fragmento del concepto que se repite en todos los movimientos de esta partida. Mejor un trozo corto y estable que la frase completa: los bancos suelen añadir fechas y números de referencia que cambian cada mes.
4. Añade opcionales si hay variantes. Si la misma partida recibe movimientos de varios emisores o con distintas redacciones, mételos aquí en lugar de crear varias partidas.
5. Añade rechazadas para las excepciones. Devoluciones, abonos, regularizaciones... todo lo que se parezca pero que no quieras en esta partida.
6. Acota el importe si hace falta. Define mínimo y máximo solo si el texto por sí solo no distingue bien los movimientos.
7. Comprueba y Guarda. Antes de guardar, haz clic en el botón "Comprobar análisis" para ver si los movimientos que aparecen cuadran con lo que necesitas, si no es así mejora la parametrización.

Errores frecuentes

La regla no captura nada. Casi siempre es una palabra obligatoria demasiado larga o demasiado específica. Si has puesto "RECIBO DOMICILIADO IBERSOL ENERGIA 07/2026", solo casará ese mes exacto. Recorta hasta el fragmento que no cambia nunca.

Las tildes no coinciden. Orama trata cada carácter tal cual: "ó" y "o" son símbolos distintos. Si en el banco el concepto llega como NOMINAS y tú has escrito "Nóminas", la regla no captura nada. La solución más segura es escribir solo el fragmento que no contiene caracteres conflictivos: en lugar de "Agustín", pon "Agust"; en lugar de "Nóminas", pon "MINAS", . Así la regla funciona escriba el banco como escriba el resto de la palabra. La misma lógica sirve para la eñe y para nombres que unos bancos envían con acentos y otros sin ellos.

La regla captura movimientos de otra partida. Añade una palabra obligatoria más que sí distinga (el nombre del emisor, por ejemplo), o mete el texto que sobra en las rechazadas. Otra opción es acotar el rango de importe.

Dos partidas se pelean por el mismo movimiento. Si un movimiento cumple las reglas de dos partidas, se conciliará en la que se encuentre primero en el "orden de conciliación de partidas", que podrás encontrar en Listado de partidas. Revisa ambas y haz que al menos una sea más restrictiva: normalmente basta con añadir una palabra rechazada en la partida más genérica.

Las devoluciones se cuelan como si fueran cobros. Es el caso de uso clásico de las palabras rechazadas. Añade DEVOLUCION, ABONO o el término que use tu banco, y crea si quieres una partida específica para recogerlas.

Dónde ver todas tus reglas

Todas las reglas de conciliación automática de la empresa se consultan juntas desde el listado de partidas, en el cuadro de Tesorería haz clic arriba a la derecha en Partidas, sin tener que abrir partida por partida. Es la forma más rápida de auditar por qué un movimiento se ha ido donde no debía.

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