Reglas para conciliar facturas automáticamente

Las reglas para facturas se configuran en el paso 3 de cada partida: son las condiciones (NIF, nombre fiscal o palabras clave) con las que esa partida recoge automáticamente las facturas que llegan desde tu ERP o desde una importación de Excel. Funcionan en paralelo a las reglas para movimientos, pero en lugar de buscar en el concepto del apunte bancario, Orama busca en los datos de la factura.

Son configuraciones independientes: una partida puede tener reglas de facturas sin tener reglas de movimientos, y al revés.

¿Qué reglas puedes configurar?

Palabras obligatorias, opcionales y rechazadas

La lógica es la misma que en la conciliación de movimientos y se aplica en el mismo orden de embudo:

• Obligatorias: todas deben aparecer. Si falta una, la factura no es de esta partida.
• Opcionales: basta con que aparezca una. Útil cuando la partida agrupa varios clientes o proveedores.
• Rechazadas: si aparece cualquiera, la factura queda descartada aunque cumpla el resto.

Escribe cada palabra y pulsa Enter para añadirla. Puedes meter tantas como necesites en cada campo.

Con facturas, usa el NIF. Aquí lo tienes mucho más fácil que con los movimientos bancarios, porque la factura trae el NIF del tercero. Si la partida corresponde a un cliente o a un proveedor concreto, pon únicamente su NIF en las palabras obligatorias y olvídate del resto: es un identificador único, no cambia de redacción y no lleva tildes ni caracteres especiales. Una sola palabra obligatoria bien elegida vale más que cinco aproximadas.

¿Dónde busca Orama esas palabras?

Los tres campos de la izquierda dicen qué buscar; las casillas de Búsqueda en diferentes campos dicen dónde buscarlo:

• Búsqueda en nombre fiscal — en la razón social del cliente o proveedor.
• Búsqueda en NIF — en el identificador fiscal.
• Búsqueda en tags o palabras clave — en las etiquetas asociadas a la factura.

Puedes marcar varias a la vez para ampliar el radio de búsqueda.

Importante: marca al menos una casilla. Si no seleccionas ninguna, Orama no tiene dónde buscar y la regla no se ejecuta, por muchas palabras que hayas escrito. Es el motivo más habitual de que una configuración aparentemente correcta no capture ninguna factura.

Tipo de factura

Indica si la partida debe mirar facturas de Cliente (cobros), de Proveedor (pagos) o ambas. Dejar marcada solo la que corresponda evita que una partida de ingresos capture una factura de gasto del mismo tercero.

Conciliación automática

Si activas esta casilla de conciliación automática, las facturas que cumplan las condiciones se asignan automáticamente a la partida y no pasan por la cola de conciliación de facturas de Tareas. Si la dejas desactivada, la factura se queda esperando tu confirmación. Actívala cuando la regla lleve un tiempo funcionando bien y sepas que no se cuela nada.

Comprobar análisis

Antes de guardar, este botón te muestra qué facturas capturaría la regla tal y como está configurada. Úsalo siempre: es la forma de detectar que una palabra está mal escrita, que falta marcar dónde buscar o que la regla es demasiado amplia, sin esperar a que llegue la siguiente remesa de facturas.

¿Cómo se calcula la fecha de pago o cobro de una factura?

Para entender este bloque, primero conviene tener claro que en Orama una factura maneja tres fechas distintas:

• Fecha de emisión — cuándo se creó la factura. Es relevante a efectos contables y fiscales, pero no afecta a tu tesorería.
• Fecha de vencimiento — la que indica la propia factura como plazo de pago.
• Fecha de pago o cobro — cuándo va a salir o entrar el dinero de verdad. Es la que determina en qué periodo del cuadro de tesorería aparece la previsión.

A veces el vencimiento y el pago real coinciden, y entonces no hay nada que configurar. Pero muy a menudo no coinciden: el cliente se retrasa sistemáticamente, o tú tienes un calendario de pagos propio. Las opciones de este bloque existen precisamente para eso, y son complementarias entre sí: puedes combinarlas según lo que necesites.

Fecha de Pago/Cobro a partir de fecha de vencimiento

Suma un número de días al vencimiento que traiga la factura. Sirve para reflejar el comportamiento real de un cliente o proveedor que no paga cuando toca, sino cuando acostumbra.

Ejemplo. Una factura emitida el 1 de enero con vencimiento a 30 días vence el 31 de enero. Si sabes que ese cliente paga sistemáticamente 60 días después del vencimiento, indicas 60 días y Orama coloca la previsión de cobro el 1 de abril, que es cuando el dinero va a entrar de verdad.

Fechas de Pago/Cobro fijas

Recalcula la fecha ignorando el vencimiento y llevándola al día fijo del mes que tú definas. Es la opción adecuada cuando existe un calendario de pagos establecido, ya sea porque el cliente paga siempre en unas fechas concretas o porque tu empresa tiene sus propios días de pago a proveedores.

Ejemplo. Si tu día de pago es el 10 de cada mes y una factura vence el día 2, Orama crea la previsión para el día 10, que es cuando realmente vas a emitir el pago.

¿Puedo fusionar varias facturas en una sola previsión?

Agrupa en una única previsión todas las facturas que coincidan en la misma fecha de pago o cobro, en lugar de crear una línea independiente por cada una. Es muy recomendable en partidas con mucho volumen: en vez de veinte previsiones de un mismo día, ves una sola con el importe total, y el cuadro de tesorería queda mucho más legible.

Configuración de facturas

Cerrar previsión con una factura. Al conciliar una factura, la previsión se da por completada aunque el importe facturado no coincida exactamente con lo que se esperaba.

Preguntas frecuentes

¿Qué pongo en las palabras obligatorias para conciliar las facturas de un cliente o proveedor?

Su NIF. La factura trae el NIF del tercero, que es un identificador único, no cambia de redacción y no lleva tildes ni caracteres especiales. Si la partida corresponde a un cliente o proveedor concreto, basta con esa palabra obligatoria.

¿Por qué mi regla no captura ninguna factura?

El motivo más habitual es no haber marcado ninguna casilla de Búsqueda en diferentes campos (nombre fiscal, NIF o tags). Sin al menos una, Orama no tiene dónde buscar y la regla no se ejecuta. Usa Comprobar análisis antes de guardar para ver qué facturas capturaría.

¿Qué diferencia hay entre la fecha de vencimiento y la fecha de pago o cobro?

La fecha de vencimiento es el plazo que indica la propia factura. La fecha de pago o cobro es cuándo va a salir o entrar el dinero de verdad, y es la que determina en qué periodo del cuadro de tesorería aparece la previsión.

¿Las facturas pasan por la cola de conciliación de Tareas?

Depende de la casilla Conciliación automática. Si está activada, las facturas que cumplen las condiciones se asignan automáticamente a la partida. Si está desactivada, se quedan esperando tu confirmación en Tareas › Conciliación de facturas.

¿Las reglas de facturas y las de movimientos son las mismas?

No. Son configuraciones independientes: una partida puede tener reglas de facturas sin tener reglas de movimientos, y al revés.

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