Proyectos

Los proyectos de Orama agrupan movimientos y previsiones bajo un concepto común (un festival, la reforma de una oficina, una campaña) para saber cuánto cobras y cuánto pagas en cada uno. Se crean desde la rueda de configuración › Configuración de Reportes › Proyectos (el Reporte de Proyectos no tiene botón para crearlos) y se analizan en el Reporte de Proyectos, por periodos, como en el cuadro de tesorería.

Puedes asignar un proyecto a una partida entera, para que todos sus movimientos y previsiones lo hereden automáticamente, o asignarlo a mano a movimientos y previsiones concretos. En los dos casos eliges si cuenta el importe completo, un porcentaje o un importe fijo.

¿Qué puedes hacer con los proyectos?

• Saber cuánto cuesta un proyecto: ver todos los pagos asociados, mes a mes.

• Saber cuánto genera: ver todos los cobros asociados.

• Mezclar partidas parcialmente: asignar solo un porcentaje o un importe fijo de cada partida.

• Controlar excepciones: excluir a mano movimientos concretos que no pertenecen al proyecto, aunque su partida sí esté asignada.

Ejemplo práctico

Imagina que la empresa Eventos Costa Brava S.L. organiza varios festivales al año y quiere controlar los números de cada uno por separado.

Proyecto "Festival de Verano":

• Cobros de entradas del festival → 100 % (todo lo que se cobra por entradas es de este proyecto).

• Proveedor de escenarios → importe fijo de 15.000 € (de una factura total de 25.000 € que incluye otros eventos).

• Nómina del equipo técnico → 60 % (el otro 40 % trabaja en otros festivales).

• Publicidad en redes → 2.500 € de importe fijo.

Con esta configuración, cada vez que se produce un movimiento en esas partidas, Orama calcula automáticamente qué parte corresponde al Festival de Verano. En el Reporte de Proyectos puedes ver mes a mes si el festival es rentable o cuánto falta para cubrir los costes.

¿Cómo creo un proyecto?

¿Cómo asigno un proyecto a una partida?

Esta es la forma más habitual de trabajar con proyectos. Cuando asignas un proyecto a una partida, ocurre lo siguiente:

1. Todas las previsiones futuras de esa partida reciben automáticamente la asignación del proyecto.

2. Todos los movimientos existentes de esa partida también reciben la asignación.

3. Cada nuevo movimiento que entre en esa partida en el futuro (por conciliación bancaria, por ejemplo) recibirá la asignación automáticamente.

Esto significa que no tienes que hacer nada más: una vez configurado, el proyecto se actualiza automáticamente con cada movimiento que entre o salga de esa partida.

¿Qué pasa si cambio el porcentaje de una partida en el proyecto?

Cuando modificas el porcentaje o el importe de una partida dentro de un proyecto:

• Los movimientos y previsiones que heredaron la asignación se actualizan automáticamente con el nuevo valor.

• Los movimientos que tienen una asignación manual diferente no se modifican: las asignaciones manuales siempre tienen prioridad sobre la herencia.

¿Qué pasa si quito una partida del proyecto?

Al quitar una partida, puedes elegir entre:

• Quitar también de los movimientos existentes: elimina la asignación del proyecto de todos los movimientos y previsiones de esa partida.

• Mantener los existentes: los movimientos que ya tenían la asignación la conservan, pero los nuevos movimientos que entren en esa partida ya no recibirán el proyecto.

¿Cómo asigno un proyecto a un movimiento concreto?

Además de la herencia desde partidas, puedes asignar o quitar un proyecto directamente a un movimiento o previsión individual. Esto es útil para:

• Movimientos puntuales que pertenecen a un proyecto pero cuya partida no está asignada.

• Excluir un movimiento concreto de un proyecto, aunque su partida sí esté asignada.

Asignar desde el cuadro de tesorería

Quitar un proyecto de un movimiento

Desde el mismo menú de tres puntos, selecciona Quitar de proyecto.

¿Qué diferencia hay entre una asignación heredada y una manual?

¿Cómo analizo mis proyectos?

En Menú › Reporting › Reporte de Proyectos ves todos tus proyectos en una tabla por periodos (meses, semanas o días), con el subtotal de cada uno ponderado por su porcentaje o importe fijo. Al hacer clic en un proyecto abres su detalle, con las pestañas Partidas, Movimientos y Previsiones. Te lo explicamos paso a paso en Reporte de Proyectos.

Proyectos en la barra lateral del cuadro de tesorería

Si tienes activada la opción Mostrar proyectos en la barra lateral (en la configuración del cuadro de tesorería: el icono de ajustes junto a las fechas del cuadro), verás chips de colores junto a cada movimiento y previsión en el cuadro de tesorería. Cada chip muestra el nombre del proyecto.

Desde la barra lateral puedes:

• Ver de un vistazo qué proyectos tiene asignados cada movimiento.

• Distinguir asignaciones heredadas de manuales.

• Acceder al menú de tres puntos para asignar o quitar proyectos.

Permisos

Los proyectos están protegidos por dos permisos independientes que un administrador puede configurar por usuario y por empresa:

Dónde se configuran

Los permisos se configuran desde rueda de configuración › Perfil de Empresa › Usuarios. Un administrador puede activar o desactivar estos permisos para cada usuario de la empresa. Más detalles en Invitar a tu equipo.

Límite de proyectos según el plan

El número de proyectos que puedes crear depende de tu plan de suscripción:

Si alcanzas el límite, Orama te mostrará un aviso para que puedas ampliar tu plan. Tienes la comparativa completa en los planes de Orama.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre asignar por porcentaje y por importe fijo?

Con porcentaje, se calcula la parte proporcional de cada movimiento. Por ejemplo, si un movimiento es de 10.000 € y el proyecto tiene un 60 %, se contabilizan 6.000 € para el proyecto. Con importe fijo, siempre se contabiliza esa cantidad exacta, independientemente del importe total del movimiento.

¿Puedo asignar el mismo movimiento a varios proyectos?

Sí. Un movimiento puede pertenecer a varios proyectos, cada uno con su propio porcentaje o importe. La suma de los porcentajes puede superar el 100 % si un gasto impacta a varios proyectos a la vez.

¿Si asigno un proyecto a una partida, puedo excluir un movimiento concreto?

Sí. Puedes quitar el proyecto de ese movimiento concreto desde el menú de tres puntos en el cuadro de tesorería. Ese movimiento quedará excluido y no se volverá a actualizar automáticamente, pero el resto de movimientos de la misma partida seguirán asignados con normalidad. Los nuevos movimientos que entren en la partida heredan la asignación automáticamente, con el porcentaje o importe configurado en ese momento.

¿Eliminar un proyecto borra los movimientos?

No. Eliminar un proyecto solo elimina la agrupación y todas las asignaciones. Los movimientos, previsiones y partidas no se ven afectados de ninguna forma.

¿Los proyectos se comparten con otros usuarios de mi empresa?

Sí. Los proyectos son visibles para todos los usuarios que tengan el permiso Ver proyectos en esa empresa. Solo los usuarios con permiso Editar proyectos pueden crear, modificar o eliminar proyectos y sus asignaciones.

Siguiente paso

• Reporte de Proyectos: analiza los costes e ingresos de cada proyecto por periodo.
• Columnas calculadas: añade al reporte totales y medias para comparar tus proyectos de un vistazo.
• Listado de movimientos bancarios: localiza los movimientos que quieres asignar a un proyecto.